1. Mục đích và phạm vi áp dụng

Công ty Cổ phần Tập đoàn Kalpen tôn trọng và cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của Quý khách hàng khi truy cập website, liên hệ tư vấn, đặt hàng hoặc sử dụng các sản phẩm, dịch vụ do Kalpen cung cấp.

Chính sách này được ban hành nhằm giúp Quý khách hàng hiểu rõ cách Kalpen thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.

2. Nguyên tắc bảo vệ và xử lý thông tin cá nhân

Kalpen thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của Quý khách hàng trên cơ sở minh bạch, đúng mục đích, trong phạm vi cần thiết cho hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ và chăm sóc khách hàng. Chúng tôi áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân trong suốt quá trình xử lý, đồng thời rà soát và cập nhật các biện pháp bảo mật khi cần thiết.

3. Loại thông tin có thể được thu thập

Tùy từng trường hợp cụ thể, Kalpen có thể thu thập một số thông tin do Quý khách hàng chủ động cung cấp, bao gồm:

• Họ và tên
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Địa chỉ nhận hàng
• Thông tin liên quan đến đơn hàng, lịch sử mua hàng, yêu cầu hỗ trợ
• Nội dung phản hồi, góp ý, khiếu nại hoặc thông tin Quý khách hàng gửi qua biểu mẫu liên hệ

Ngoài ra, trong quá trình Quý khách hàng truy cập website, hệ thống có thể tự động ghi nhận một số dữ liệu kỹ thuật như địa chỉ IP, loại trình duyệt, thời gian truy cập, trang đã xem, thiết bị sử dụng hoặc các tương tác trên website để phục vụ vận hành, bảo mật và cải thiện trải nghiệm người dùng. Theo quy định hiện hành, dữ liệu cá nhân có thể bao gồm thông tin dưới dạng chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một cá nhân hoặc giúp xác định một cá nhân.

4. Mục đích thu thập và sử dụng thông tin

Kalpen có thể sử dụng dữ liệu cá nhân của Quý khách hàng cho một hoặc một số mục đích sau:

• Xác nhận, xử lý và giao đơn hàng
• Liên hệ để tư vấn, chăm sóc khách hàng và giải đáp thắc mắc
• Thông báo về tình trạng đơn hàng, chính sách bán hàng hoặc thay đổi dịch vụ
• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu bảo hành, đổi trả, khiếu nại
• Cải thiện chất lượng website, dịch vụ và trải nghiệm mua sắm
• Gửi thông tin giới thiệu sản phẩm, chương trình ưu đãi, khuyến mại hoặc nội dung truyền thông của Kalpen khi phù hợp với quy định pháp luật và lựa chọn của Quý khách hàng
• Phục vụ công tác quản trị nội bộ, thống kê, bảo mật hệ thống và phòng ngừa các hành vi gian lận

Kalpen chỉ xử lý dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết, phù hợp với mục đích đã thông báo cho Quý khách hàng. Việc thu thập, chuyển giao hoặc sử dụng dữ liệu cá nhân trái phép, hoặc không có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trong các trường hợp pháp luật yêu cầu, là hành vi bị cấm.

5. Cơ sở xử lý dữ liệu cá nhân

Kalpen thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân của Quý khách hàng trên một trong các căn cứ phù hợp theo quy định pháp luật, bao gồm:

• Theo sự đồng ý của Quý khách hàng
• Để thực hiện hợp đồng, giao dịch hoặc yêu cầu của Quý khách hàng
• Để thực hiện nghĩa vụ pháp lý của Kalpen
• Trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Trong một số trường hợp do pháp luật quy định, dữ liệu cá nhân có thể được xử lý mà không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.

6. Phạm vi chia sẻ và đối tượng được tiếp cận thông tin

Kalpen cam kết không mua bán, trao đổi hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân của Quý khách hàng cho bên thứ ba trái quy định pháp luật.

Thông tin của Quý khách hàng có thể được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với:

• Bộ phận nội bộ có chức năng xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, bảo hành hoặc quản trị hệ thống
• Đơn vị vận chuyển, thanh toán, công nghệ thông tin hoặc đối tác dịch vụ có liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Quý khách hàng
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định pháp luật
• Các bên khác trong trường hợp cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Kalpen hoặc của Quý khách hàng theo quy định pháp luật

Việc chia sẻ, nếu có, sẽ được giới hạn trong phạm vi cần thiết và đi kèm yêu cầu bảo mật phù hợp.

7. Thời gian lưu trữ thông tin

Dữ liệu cá nhân của Quý khách hàng được Kalpen lưu trữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích thu thập, thực hiện hợp đồng, chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại hoặc thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.

Khi không còn cần thiết cho các mục đích nêu trên, hoặc khi Quý khách hàng có yêu cầu hợp lệ về việc xóa dữ liệu, Kalpen sẽ xem xét xóa, hủy hoặc ngừng sử dụng dữ liệu cá nhân theo quy định hiện hành, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu phải lưu trữ trong thời hạn khác. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu và quyền rút lại sự đồng ý được Nghị định 13/2023/NĐ-CP ghi nhận cho chủ thể dữ liệu trong một số trường hợp.

8. Quyền của Quý khách hàng đối với dữ liệu cá nhân

Theo quy định hiện hành, Quý khách hàng có thể được bảo đảm một số quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm:

• Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân
• Quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân trong các trường hợp pháp luật yêu cầu
• Quyền truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu cá nhân
• Quyền rút lại sự đồng ý
• Quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân
• Quyền yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu
• Quyền khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật nếu có căn cứ

Để thực hiện các quyền này, Quý khách hàng có thể liên hệ Kalpen theo thông tin tại Mục 11 của Chính sách này.

9. Biện pháp bảo mật thông tin

Kalpen áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và an toàn thông tin phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ mất mát, truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, thay đổi hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân của Quý khách hàng.

Tuy nhiên, môi trường điện tử luôn tiềm ẩn một số rủi ro khách quan ngoài khả năng kiểm soát tuyệt đối. Vì vậy, Kalpen khuyến nghị Quý khách hàng chủ động bảo mật thông tin tài khoản, thiết bị truy cập và không chia sẻ thông tin cá nhân cho các nguồn không đáng tin cậy. Nghị định 13/2023/NĐ-CP cũng yêu cầu các bên kiểm soát, xử lý dữ liệu phải áp dụng biện pháp tổ chức và kỹ thuật phù hợp, lưu nhật ký xử lý và thực hiện thông báo vi phạm theo quy định.

10. Chỉnh sửa, cập nhật và tiếp nhận khiếu nại

Quý khách hàng có thể yêu cầu Kalpen kiểm tra, cập nhật, điều chỉnh hoặc hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân bằng cách liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng.

Mọi phản ánh hoặc khiếu nại liên quan đến việc thu thập, sử dụng hoặc bảo vệ dữ liệu cá nhân sẽ được Kalpen tiếp nhận và xử lý trong thời gian phù hợp theo tính chất vụ việc và quy trình nội bộ.

11. Đơn vị thu thập và quản lý thông tin

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KALPEN
Địa chỉ: D24-37, KĐT Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, P. Dương Nội, Hà Nội, Việt Nam
Zalo/Hotline: 0901.754.147
Email: support@kalpen.vn

Kalpen là đơn vị trực tiếp tiếp nhận, quản lý và xử lý thông tin cá nhân của Quý khách hàng trong phạm vi hoạt động của website và dịch vụ do Kalpen cung cấp. Việc doanh nghiệp xác định rõ chủ thể quản lý dữ liệu và đầu mối liên hệ là phù hợp với yêu cầu minh bạch trong bảo vệ dữ liệu cá nhân.

12. Điều khoản cập nhật chính sách

Kalpen có thể điều chỉnh, bổ sung Chính sách bảo mật này theo từng thời kỳ nhằm phù hợp với thay đổi của hoạt động kinh doanh hoặc quy định pháp luật. Phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải trên website để Quý khách hàng thuận tiện theo dõi trước khi tiếp tục sử dụng dịch vụ.